Modalità di consultazione del materiale archivistico

richiesta materiale

Tutte le richieste di consultazione del materiale archivistico sono effettuate direttamente dallo studioso o da un assistente mediante la compilazione delle schede su bollettario disponibili in sala studio.

Occorre compilare un distinto modulo per ogni unità archivistica desiderata, fornendo la corretta segnatura.

Per il numero massimo di pezzi movimentabili per il singolo utente si rimanda alla sezione di competenza.

 Il numero dei pezzi effettivamente consegnati potrebbe comunque subire variazioni, per difetto, in caso di picchi di affluenza o assenza di personale addetto.

POSTAZIONE PER LA CONSULTAZIONE

All’utente viene assegnata una postazione in sala studio comprensiva di: tavolo, leggio, punto luce, e presa elettrica.

Alla postazione, è possibile consultare una sola unità alla volta.

testamento chiuso

La consultazione di un testamento conservato tra gli atti notarili e non pubblicato (vulgo: testamento chiuso) è prevista previa richiesta di apertura, per ragioni di studio, impiegando il relativo modulo.

Il testamento sarà libero alla consultazione terminate le operazioni di apertura effettuate dal personale incaricato.

Modulo 02. Apertura Testamento – disponibile in sala studio

documenti riservati

La consultazione dei documenti riservati è sottoposta all’autorizzazione del Ministero dell’Interno, ai sensi degli artt. 122 e 123 del D.Lgs 22 gennaio 2004, n. 42. La richiesta deve essere indirizzata alla locale Prefettura compilando gli appositi moduli resi disponibili nella sala studio. L’istanza, formulata con l’indicazione dell’oggetto della ricerca e della documentazione di cui si richiede la consultazione anticipata, sarà quindi trasmessa dal Direttore, unitamente al suo parere, all’ufficio competente.

Modulo 03. Documenti riservati – disponibile alla pagina Modulistica

Sono documenti di carattere riservato:

Ai sensi dell’art. 122, comma 1, del D.Lgs 22 gennaio 2004, n. 42:

• quelli dichiarati tali ai sensi dell’art. 125 del D.Lgs 22 gennaio 2004, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
• quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.

Inoltre, ai sensi dell’art. 93 D. lgs. 196/2003:

• le informazioni relative alle madri che si siano avvalse della facoltà di cui all’art. 30, comma 1, del DPR 3 novembre 2000, n. 396 (c.d. “parto in a nonimato”), possono essere portate a conoscenza esclusivamente di chi vi abbia interesse non prima che siano decorsi cento anni dalla formazione del documento che reca tali informazioni.

Anteriormente al decorso dei termini sopra indicati, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi.

Sull’istanza di accesso provvede l’amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito, ove ancora operante, ovvero quella che ad essa è subentrata nell’esercizio delle relative competenze.

I documenti per i quali sia stata autorizzata la consultazione anticipata “conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione” (art. 123, comma 2, D. lgs. 42/2004): pertanto, si deve escludere la possibilità che le riproduzioni di tali documenti possano essere oggetto di alcun tipo di diffusione.